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Realizar un reporte de novedad para personas y vehículos de manera correcta es esencial para garantizar la transparencia y la adecuada gestión de la información en plataformas especializadas. Es importante tener en cuenta que toda la información ingresada será tratada conforme a la Ley 1581 de 2012, la cual protege los datos personales y permite a los ciudadanos conocer, actualizar y rectificar su información en bases de datos.
A continuación, explicamos el proceso para realizar un reporte en la plataforma Redística, que se encarga de gestionar la información proporcionada por sus afiliados.
Pasos para Crear un Reporte
1. Acceso a la Plataforma
Para iniciar el proceso, es necesario ingresar a la plataforma Redística con un usuario autorizado. Esto garantiza que solo funcionarios acreditados puedan registrar novedades, asegurando la protección de los datos.
2. Creación del Reporte
Ubique el botón “Crear Reporte” en la parte superior derecha de la plataforma y haga clic para desplegar el formulario de reporte. Este debe ser diligenciado en su totalidad, asegurándose de completar la información obligatoria resaltada en rojo.
3. Selección del Tipo de Evento
La plataforma permite reportar eventos de cumplimiento e incumplimiento de contrato:
- Cumplimiento de contrato: Puede incluir felicitaciones, certificaciones o pases salvo.
- Incumplimiento de contrato: Puede abarcar casos como apropiación de anticipo, daño en la mercancía o falta de entrega, entre otros.
4. Datos del Reporte
La plataforma completará automáticamente algunos datos como el usuario, la empresa, y la fecha y hora del reporte. Luego, se deberá proporcionar la siguiente información:
- Fecha y hora del evento: Indicar cuándo ocurrieron los hechos.
- Ubicación: Especificar la ciudad y el punto exacto donde ocurrió el evento.
- Tipo de novedad: Seleccionar la categoría adecuada, ya que cada tipo tiene un conjunto específico de documentos requeridos.
- Descripción: Explicar brevemente lo sucedido en el recuadro correspondiente.
5. Vigencia del Reporte
De acuerdo con la Superintendencia de Industria y Comercio, el reporte permanecerá visible por un periodo de cuatro años a partir de la fecha del evento.
6. Información sobre Terceros
Se deberá ingresar la información de los terceros involucrados, incluyendo:
- Placa del vehículo: Campo obligatorio, ya que todas las novedades provienen de un despacho logístico.
- Datos del poseedor, conductor y propietario: Si el poseedor y el propietario son la misma persona, se puede marcar la opción correspondiente para evitar redundancias.
7. Declaraciones y Documentos de Soporte
Para finalizar el reporte, es obligatorio aceptar las declaraciones sobre el tratamiento de datos personales. Posteriormente, se deberá adjuntar la documentación requerida según el tipo de novedad reportada:
- Autorización de tratamiento de datos personales firmada.
- Carta con papel membrete de la empresa afiliada, firmada por el representante legal.
- Manifiesto de carga, consignación o voucher según corresponda.
Si la firma del representante legal no es posible, se debe adjuntar una carta de autorización en la que delegue a un funcionario para la firma y validación del reporte.
