FAQ

Activa esta opción: 

📍 Configuración > Parámetros 
Marca la opción "Validar si el vehículo está pendiente por cumplir". 

Esto evitará que se le asigne un nuevo viaje si tiene uno sin cerrar. 

Sí, puedes crear documentos como cursos, exámenes o certificaciones: 

📍 Configuración > Documentos requeridos 
Marca si son obligatorios y si tienen fecha de vencimiento. 

Para habilitar un tercero en la plataforma, sigue estos pasos: 

📍 Ve a: 
Estado Recursos > Terceros > Habilitar 

🔔 Ten en cuenta: 
Un mismo tercero puede tener varias actividades registradas. Al momento de activarlo, es posible que queden todas activas, dependiendo de cómo lo selecciones. 

✅ Puedes: 

• Activar solo una actividad específica si es la que necesitas. 

• O activar todas las actividades disponibles si así lo requiere tu operación. 
  
  
  

👀 Revisa bien antes de confirmar, para asegurarte de que estás habilitando justo lo que necesitas. 

Para activar un cliente (que también es tratado como tercero en la plataforma): 

📍 Entra a Estado Recursos > Terceros > Habilitar 
Selecciona al cliente y actívalo desde esa sección. 
 

🔔 Ten en cuenta: 
Un mismo tercero puede tener varias actividades registradas. Al momento de activarlo, es posible que queden todas activas, dependiendo de cómo lo selecciones. 

✅ Puedes: 

• Activar solo una actividad específica si es la que necesitas. 

• O activar todas las actividades disponibles si así lo requiere tu operación. 

👀 Revisa bien antes de confirmar, para asegurarte de que estás habilitando justo lo que necesitas. 

Para activar un cliente (que también es tratado como tercero en la plataforma): 

📍 Entra a Estado Recursos > Terceros > Habilitar 
Selecciona al cliente y actívalo desde esa sección. 
 

🔔 Ten en cuenta: 
Un mismo tercero puede tener varias actividades registradas. Al momento de activarlo, es posible que queden todas activas, dependiendo de cómo lo selecciones. 

✅ Puedes: 

• Activar solo una actividad específica si es la que necesitas. 

• O activar todas las actividades disponibles si así lo requiere tu operación. 

👀 Revisa bien antes de confirmar, para asegurarte de que estás habilitando justo lo que necesitas. 

• Ingresa al sistema y dirígete al módulo Recursos.
• Selecciona la opción Terceros.
• Haz clic en Clientes.
• Presiona el botón Insertar para comenzar el registro de un nuevo cliente.
  

🖊️ Completa el formulario con los datos del cliente:

• Los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios.

• En el campo NIT, digítalo sin el dígito de verificación. El sistema lo genera automáticamente.

• Preferiblemente utiliza los datos que aparecen en el RUT para garantizar precisión.

✅ Al finalizar, guarda la información y el cliente quedará creado en el sistema.

✅ Sí, es posible eliminar un cliente, siempre y cuando no tenga procesos asociados. Si el cliente está vinculado a algún proceso, el sistema no permitirá su eliminación. 

 Paso a paso para eliminar un cliente: 

1. Ingresa al sistema y dirígete al módulo Recursos. 

1. Selecciona la opción Terceros. 

1. Haz clic en Clientes. 

1. Busca el cliente que deseas eliminar. 

1. Haz clic en la opción Eliminar. 

📌 Si el sistema muestra un mensaje de error, revisa ya que posiblemente el cliente está relacionado con facturas o procesos y por integridad de la información no permite. 

✅ Paso 1: Ingresar al módulo de manifiestos 

• Ve a la opción Manifiestos > Insertar. 

• Selecciona la ciudad de origen de las remesas. 

✅ Paso 2: Seleccionar tipo de despacho 

• Marca si el despacho es Nacional o Urbano. 
  📌 Recuerda:  los despachos nacionales son los que tienen  origen y destino . 

✅ Paso 3: Escoger remesas para el manifiesto 

• El sistema mostrará las remesas disponibles con el origen seleccionado. 

• Marca las casillas de las remesas que deseas incluir en el manifiesto. 

• Haz clic en Aceptar. 

✅ Paso 4: Revisar valor del flete 

• El sistema calculará automáticamente el valor del flete sumando los valores de cada remesa según tarifa y unidad de servicio. 
   

✅ Paso 5: Completar los datos del manifiesto 
El sistema mostrará un formulario con varias secciones: 

• 🗂 Datos básicos 

• 🚛 Datos del vehículo 

• 📦 Datos de la mercancía 

• 🧾 Datos del servicio 

⚠️ Condiciones y restricciones importantes 

• 🚫 No se puede asignar remolque a un vehículo de configuración rígida. 
• Si necesitas hacerlo, cambia la configuración en Recursos > Vehículos > Actualizar. 
• ⚖️ No se permite registrar manifiestos con peso total en cero para carga sólida, o con cantidad cargada en cero para carga líquida.
• 📏 No se puede exceder el peso máximo ni quedar por debajo del mínimo según la configuración del vehículo: 
• Carga sólida / vehículo articulado (Ej.: 3S3): 
  Peso cabezote vacío + remolque vacío + peso de remesas. 
• Carga sólida / vehículo rígido (Ej.: 2): 
  Peso del vehículo vacío + peso de remesas. 
• Carga líquida: 
  Se evalúa solo la cantidad de galones cargados. 

✅ Paso 1: Reversar los documentos asociados en orden inverso

• El proceso de anulación comienza con el último documento asociado al manifiesto y se va retrocediendo hasta llegar al primero.

• Si el manifiesto tiene un Control de Tráfico:

  • Ve a Control Tráfico > Despachos > Anular Despacho

  • Reversa la Salida y Llegada, y anula el despacho.

• Si el manifiesto tiene un Cumplido:

  • Ve a Cumplidos > Eliminar

• Si el manifiesto tiene una Liquidación:

  • Ve a Liquidaciones > Por Liquidar > Reversar

  • O a Liquidaciones > Por Liquidar > Anular

✅ Paso 2: Verificar los documentos asociados

• Puedes consultar todos los documentos asociados al manifiesto en el Informe de Operación Nacional:
  📊 Informes de Gestión > Operación Nacional
  Ahí podrás verificar qué documentos están relacionados.

✅ Paso 3: Anular el manifiesto

• Después de haber reversado todos los documentos relacionados, ve a:
  📝 Manifiestos > Anular

Este error se presenta cuando hay diferencias en los datos registrados ante entidades externas como RUNT o Supertransporte. Para solucionarlo: 

1. Verifica que la identificación del propietario del vehículo sea exactamente igual a la registrada en el sistema RUNT. 

1. Asegúrate de que la identificación del poseedor del vehículo coincida con el NIT de la empresa registrado ante Supertransporte. 

1. Si ya verificaste estos datos y el error sigue apareciendo, debes presentar las evidencias ante el RNDC para su revisión. 

✅ Revisa cuidadosamente los números de identificación y evita espacios o caracteres adicionales. 

Desde 2022 es obligatorio generar eventos a las facturas electrónicas. Aunque normalmente se han aceptado eventos tanto para facturas a crédito como al contado, recientemente la DIAN está rechazando el tercer evento (aceptación expresa o rechazo) con el siguiente mensaje: 

📛 Regla: LGC62 
Esta validación indica que la factura no es de tipo crédito (PaymentMeansId=2), y por lo tanto no debe tener eventos adicionales como aceptación o rechazo. 

📌 Importante: 
Esta regla aplica específicamente a documentos inscritos en el sistema RADIAN, y no a la validación del evento en sí. 

✅ ¿Qué hacer? 

• Si la factura es de contado, no es obligatorio generar eventos como aceptación o rechazo. 

• Asegúrate de que los eventos solo se generen para facturas a crédito, según lo que espera RADIAN. 

• Este error ocurre cuando hay un problema con la validación de la fecha de la Revisión Técnico Mecánica (RTM) al momento de transmitir un manifiesto urbano. Para solucionarlo, sigue estos pasos: 
• Ingresa al RNDC (Ministerio de Transporte): 
• En la página principal, realiza la suma de verificación que aparece (sin resolverla correctamente no cargará la información). 
• Luego, ve a Consulta de Manifiestos de una Placa o Conductor. 
• Ingresa la placa del vehículo. 
• Haz clic en la tercera opción: Consultar placa/licencia. 
• Si la información aparece en verde, está correcta. 
• Ingresa a Avansat: 
• Ruta: Pendiente > Mi Transporte 
• Filtra por tipo de proceso: Manifiesto Urbano. 
• Busca el manifiesto y vuelve a transmitirlo. 
• Después de esto, la plataforma debería permitirte transmitir el manifiesto urbano sin errores. 

Para actualizar la póliza en el sistema, sigue estos pasos: 

📍 Ve a Configuración > Empresa > Actualizar. 

✅ Haz clic en Siguiente para continuar con la actualización de la póliza. 

✅ Paso 1: Ingresar a The Factory HKA

• Ve a la ruta:
  ⚙️ Configuración > Datos fiscales > Secuenciales

✅ Paso 2: Agregar el nuevo secuencial

• Haz clic en ➕ Agregar secuencial

• Si vas a actualizar una resolución existente, inactiva el secuencial anterior desde la opción de acciones:
  🚫 Inactivar secuencial

✅ Paso 3: Ir a AVANSAT para insertar la nueva agencia

• Entra a AVANSAT y navega por la ruta:
  ⚙️ Configuración > Agencias >R.documentos> Insertar

  • Ingresa la información actualizada de la nueva resolución.

✅ Paso 4: Actualizar

• Asegúrate de guardar y actualizar los cambios para que el sistema los tome correctamente.

Ruta: Recursos > Terceros > Conductores > Actualizar 

1. La fecha de vencimiento de la licencia de conducción no puede ser mayor a tres años. 
2. Actualiza la fecha de vencimiento en el perfil del conductor y vuelve a transmitir el manifiesto. 

El error FAC080 aparece cuando intentas transmitir una factura electrónica, pero las remesas asociadas a esa factura aún no han sido cumplidas o no se ha transmitido el cumplido al Ministerio de Transporte. 

✅ ¿Cómo solucionarlo? 

Transmitir el cumplido del manifiesto: 

Ve a la ruta: Pendientes Mintransporte. 

Escoge el tipo de proceso “Cumplido de Manifiesto”. 

Realiza la transmisión del cumplido correspondiente. 

Retransmitir la factura: 

En el mismo módulo de Pendientes Mintransporte, selecciona ahora el proceso “Factura Electrónica”. 

Realiza la retransmisión de la factura. 

📝 Una vez transmitido el cumplido correctamente, la factura debería enviarse sin problemas. 

El Error MAN025 ocurre cuando la empresa de transporte supera el 20% de remesas cumplidas con fecha vencida, lo cual no está permitido para seguir generando nuevos manifiestos, según la Resolución 45515 de 2022. 

🚧 ¿Por qué pasa esto? 

La plataforma del RNDC detecta que tienes un porcentaje alto de remesas vencidas al momento de facturar. 

✅ ¿Cómo solucionarlo? 

1. Ingresa al portal del RNDC: 
   👉 https://rndc2.mintransporte.gov.co 

1. Ve a la ruta: 
   Herramientas > AutorizaAlerta 

1. Desde allí, puedes autorizar la alerta para permitir la creación de nuevos manifiestos, mientras solucionas las remesas vencidas. 

🔁 Recomendación: Revisa tus procesos de cumplido para reducir el porcentaje de remesas vencidas y evitar este tipo de bloqueos a futuro.