Realizar un reporte de novedad para personas y vehículos de manera correcta es esencial para garantizar la transparencia y la adecuada gestión de la información en plataformas especializadas. Es importante tener en cuenta que toda la información ingresada será tratada conforme a la Ley 1581 de 2012, la cual protege los datos personales y permite a los ciudadanos conocer, actualizar y rectificar su información en bases de datos.

A continuación, explicamos el proceso para realizar un reporte en la plataforma Redística, que se encarga de gestionar la información proporcionada por sus afiliados.

Pasos para Crear un Reporte

1. Acceso a la Plataforma

Para iniciar el proceso, es necesario ingresar a la plataforma Redística con un usuario autorizado. Esto garantiza que solo funcionarios acreditados puedan registrar novedades, asegurando la protección de los datos.

2. Creación del Reporte

Ubique el botón “Crear Reporte” en la parte superior derecha de la plataforma y haga clic para desplegar el formulario de reporte. Este debe ser diligenciado en su totalidad, asegurándose de completar la información obligatoria resaltada en rojo.

3. Selección del Tipo de Evento

La plataforma permite reportar eventos de cumplimiento e incumplimiento de contrato:

• Cumplimiento de contrato: Puede incluir felicitaciones, certificaciones o pases salvo.
• Incumplimiento de contrato: Puede abarcar casos como apropiación de anticipo, daño en la mercancía o falta de entrega, entre otros.

4. Datos del Reporte

La plataforma completará automáticamente algunos datos como el usuario, la empresa, y la fecha y hora del reporte. Luego, se deberá proporcionar la siguiente información:

• Fecha y hora del evento: Indicar cuándo ocurrieron los hechos.
• Ubicación: Especificar la ciudad y el punto exacto donde ocurrió el evento.
• Tipo de novedad: Seleccionar la categoría adecuada, ya que cada tipo tiene un conjunto específico de documentos requeridos.
• Descripción: Explicar brevemente lo sucedido en el recuadro correspondiente.

5. Vigencia del Reporte

De acuerdo con la Superintendencia de Industria y Comercio, el reporte permanecerá visible por un periodo de cuatro años a partir de la fecha del evento.

6. Información sobre Terceros

Se deberá ingresar la información de los terceros involucrados, incluyendo:

• Placa del vehículo: Campo obligatorio, ya que todas las novedades provienen de un despacho logístico.
• Datos del poseedor, conductor y propietario: Si el poseedor y el propietario son la misma persona, se puede marcar la opción correspondiente para evitar redundancias.

7. Declaraciones y Documentos de Soporte

Para finalizar el reporte, es obligatorio aceptar las declaraciones sobre el tratamiento de datos personales. Posteriormente, se deberá adjuntar la documentación requerida según el tipo de novedad reportada:

• Autorización de tratamiento de datos personales firmada.
• Carta con papel membrete de la empresa afiliada, firmada por el representante legal.
• Manifiesto de carga, consignación o voucher según corresponda.

Si la firma del representante legal no es posible, se debe adjuntar una carta de autorización en la que delegue a un funcionario para la firma y validación del reporte.

Continuando con la capacitación sobre el uso de la plataforma Rística, en esta sesión aprenderemos a acceder al sistema y realizar consultas de validación sobre personas, empresas y vehículos.

Acceso a la Plataforma

Para ingresar a la plataforma Redística, es importante recordar lo siguiente:

• El usuario siempre será el correo electrónico del funcionario registrado.
• La contraseña debe contener entre 8 y 10 caracteres, debe ser alfanumérica y contar con al menos un carácter especial.
• Ejemplo de contraseña segura: Colombia1@.

Tras ingresar correctamente, seremos redirigidos a la ventana principal de la plataforma, donde encontraremos los módulos de consulta en la parte izquierda de la pantalla.

Módulos de Consulta

Dentro de la plataforma, encontraremos diversas opciones de validación para:

• Personas
• Empresas
• Vehículos

A continuación, explicamos paso a paso cómo realizar estas consultas.

Consulta de Personas

1. Ingrese el documento de identificación de la persona a validar.
2. Es importante escribirlo sin espacios ni puntos.
3. Presione “Buscar” y espere unos segundos.
4. La plataforma generará el estudio de seguridad correspondiente.

Consulta de Empresas

1. Ingrese el NIT de la empresa.
2. Solo digite los números antes del guion medio. No incluya el número de verificación.
3. Como Rística está enlazada con el Registro Único Empresarial y Social (RUES), el sistema completará la información faltante de manera automática.
4. Haga clic en “Buscar” para obtener el estudio de seguridad de la empresa.

Consulta de Vehículos

1. Ingrese la placa del vehículo en un formato limpio: tres letras seguidas de tres números, sin espacios ni puntos.
2. Presione “Buscar” y espere la respuesta del sistema.
3. Rística generará el informe de seguridad del vehículo.
4. Los usuarios pueden descargar o imprimir el informe según sus necesidades.

Cumplimiento de la Ley 1581 de Protección de Datos

Es fundamental recordar que el acceso a la información dentro de la plataforma se rige por la Ley 1581 de Protección de Datos. Esto significa que:

• Todo estudio de seguridad debe contar con la autorización previa del titular de los datos.
• En el caso de vehículos, se requiere el consentimiento del conductor o propietario para proceder con la validación.

Cumplir con estos lineamientos garantiza que la información se maneje de manera segura y legal.

Introducción

El servicio al cliente es un pilar fundamental en la operación de cualquier empresa. En este blog, abordaremos el uso de la plataforma Redística y cómo su correcta utilización contribuye a una operación de carga segura y eficaz. Esta solución, desarrollada por el grupo OET, facilita la toma de decisiones mediante el acceso a información relevante en tiempo real.

Registro e Ingreso a la Plataforma Redística

Para acceder a la plataforma Redística, siga estos pasos:

1. Recomendación de Navegador: Se recomienda utilizar Google Chrome para una mejor experiencia de usuario.
2. Acceso a la Plataforma: Ingrese la siguiente dirección en la barra del navegador: www.redistica.com
3. Ingreso a la Plataforma: En la pantalla de inicio, seleccione la opción “Ingresar”.
4. Registro de Nuevos Usuarios: Si aún no cuenta con claves de acceso, seleccione la opción “Registrarse” y complete el formulario con la siguiente información:
   • Datos personales del funcionario que solicita el usuario.
   • Información de la empresa a la que pertenece.
   • Aceptación de los términos y condiciones marcando las casillas de declaración.

Seguridad y Cumplimiento Normativo

Redística es una plataforma auditada por la Superintendencia de Industria y Comercio y cumple con la Ley 1581 de 2012 de Protección de Datos Personales. Para garantizar la seguridad y privacidad de la información, se cuenta con:

• Política de privacidad.
• Condiciones de uso de la plataforma.
• Código de conducta.
• Protocolos para la gestión de peticiones, quejas y reclamos.
• Formatos de autorización del titular y del usuario.

Restablecimiento de Contraseña

Si ha olvidado su contraseña, siga estos pasos:

1. Haga clic en el hipervínculo “Olvidó su contraseña”.
2. Ingrese su correo electrónico (usuario registrado en la plataforma).
3. Relacione el documento de identidad del funcionario que hace uso del correo.
4. Recibirá un enlace para restablecer la contraseña.

Requisitos de la Contraseña:

• Debe tener entre 8 y 10 caracteres.
• Debe ser alfanumérica.
• Incluir al menos un carácter especial. (Ejemplo: Colombia1@)

1. Introducción al Servicio al Cliente

¿Qué es el servicio al cliente?

El servicio al cliente es el conjunto de estrategias y acciones destinadas a atender las necesidades de los clientes antes, durante y después de una compra. Su importancia radica en que un buen servicio genera lealtad, mejora la reputación de la empresa y fomenta recomendaciones positivas.

Principios fundamentales

Para ofrecer un servicio excepcional, es fundamental aplicar los siguientes principios:

• Empatía: Comprender las necesidades del cliente y ponerse en su lugar.
• Rapidez: Resolver consultas y problemas con eficiencia.
• Calidad: Brindar soluciones efectivas y satisfactorias.
• Profesionalismo: Mantener una actitud respetuosa y proactiva en cada interacción.

2. Mejores Prácticas para Brindar un Excelente Servicio

Comunicación efectiva

La comunicación es clave en el servicio al cliente. Se deben aplicar las siguientes prácticas:

• Escucha activa: Prestar atención a las preocupaciones del cliente sin interrumpir.
• Claridad en las respuestas: Proporcionar información precisa y sencilla.
• Empatía en la conversación: Mostrar comprensión y preocupación genuina.

Capacitación continua

El personal debe estar preparado para gestionar problemas y expectativas. Algunas estrategias incluyen:

• Programas de formación periódica.
• Simulaciones y estudios de caso.
• Desarrollo de habilidades emocionales y de resolución de conflictos.

Personalización del servicio

Adaptar el servicio a cada cliente fortalece la relación y mejora la satisfacción. Se pueden utilizar bases de datos y herramientas CRM para ofrecer experiencias personalizadas.

Utilización de tecnología

El uso de plataformas digitales facilita la gestión de clientes. Algunas herramientas clave incluyen:

• CRM para seguimiento de interacciones.
• Chatbots para respuestas rápidas.
• Automatización de procesos de atención.

3. Manejo de Quejas y No Conformidades

Cómo gestionar una queja de forma efectiva

Para convertir una queja en oportunidad, sigue estos pasos:

1. Escuchar activamente.
2. Agradecer el feedback.
3. Investigar la situación.
4. Ofrecer una solución adecuada.
5. Hacer seguimiento.

Importancia de la retroalimentación

Las quejas ayudan a detectar áreas de mejora y ajustar procesos internos para elevar la calidad del servicio.

Transformar una mala experiencia en una buena

Empresas como Zappos han convertido clientes insatisfechos en embajadores de la marca al resolver sus problemas de manera eficiente y con un trato humano.

4. La Experiencia del Cliente como Diferenciador Competitivo

¿Por qué el servicio al cliente marca la diferencia?

Un servicio excepcional genera confianza y recomendación, factores clave para la sostenibilidad de una empresa.

Estrategias para una cultura centrada en el cliente

• Involucrar a todos los departamentos en la atención al cliente.
• Fomentar valores de servicio en la empresa.
• Reconocer y recompensar la excelencia en atención.

5. Herramientas y Recursos para Mejorar el Servicio

Tecnologías emergentes

• Inteligencia artificial para automatización de respuestas.
• Análisis de datos para entender patrones de clientes.
• Automatización para mejorar tiempos de respuesta.

Evaluación de la satisfacción del cliente

• Encuestas de satisfacción.
• Métricas como el Net Promoter Score (NPS).
• Análisis de interacciones en redes sociales y otros canales.

6. Tendencias y Nuevos Enfoques en el Servicio al Cliente

Atención multicanal

Integrar redes sociales, chat en vivo, email y teléfono en una estrategia unificada.

El futuro del servicio al cliente

• IA y chatbots más sofisticados.
• Personalización avanzada basada en big data.
• Mayor automatización en gestión de consultas.

7. Casos de Éxito

Ejemplos de empresas líderes en servicio al cliente:

• Amazon: Famosa por su enfoque en la satisfacción del cliente.
• Zappos: Cultura empresarial basada en la excelencia en atención.
• Empresas locales que han mejorado su servicio mediante tecnología e innovación.

8. Consejos para Mejorar la Experiencia del Cliente Día a Día

Gestión del tiempo y eficiencia

• Priorización de tareas.
• Reducción de tiempos de espera.

Mantener una actitud positiva

• Motivación y bienestar del equipo.
• Clima laboral saludable.

9. Cerrar la Brecha entre Expectativas y Realidad

Gestionar las expectativas del cliente

• Transparencia en información.
• Políticas claras de garantías y devoluciones.

Superar las barreras de comunicación

• Uso de lenguaje claro y directo.
• Adaptación a distintos perfiles de clientes.

Con estas estrategias y herramientas, las empresas pueden transformar la experiencia del cliente en su mayor ventaja competitiva, fidelizando clientes y consolidando su reputación en el mercado.